Privacy statement

 

Dit is het privacy statement van Ad Hoc Data BV, gevestigd aan de Koninginnegracht 46-I te Den Haag en geregistreerd bij de KvK onder nummer 28077834. Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 30 mei 2018. Het kan voorkomen dat het privacy statement van Ad Hoc Data wordt uitgebreid of gewijzigd. Het is daarom verstandig dit document regelmatig te raadplegen.

Inleiding

Ad Hoc Data speelt voor veel organisaties een belangrijke rol in het ondersteunen van B2B marketing- en salesacties, maar ook in het analyseren van doelgroepen en het actueel houden van zorgvuldig opgebouwde zakelijke databases. Dit doen wij door middel van een zeer complete en actuele dataset van bedrijven en organisaties, uitstekende persoonlijke service en zeer gebruiksvriendelijke tools. En dat alles voor de allerbeste prijs. Middels dit document willen wij duidelijkheid verschaffen over onder meer de verwerkingsdoeleinden, de verwerkingsgrondslag, de rechten van betrokkenen, de inrichting van onze organisatie en de wijze waarop wij aan onze verplichtingen voldoen.

Doelstelling Ad Hoc Data

Ad Hoc Data is al jaren een van de grootste spelers op het gebied van marketing- en salesinformatie voor de zakelijke markt. Zowel op de Nederlandse als de Belgische markt bieden wij onze klanten directe toegang tot een complete database voor veruit de scherpste prijs in de markt. Zo zorgen wij ervoor dat betrouwbare, actuele en kwalitatieve bedrijfsgegevens voor iedereen bereikbaar zijn. Van eenmanszaak tot multinational, voor elke organisatie biedt Ad Hoc Data een toegankelijke online tool voor het samenstellen van effectieve datasets tegen een eerlijke prijs. Dit biedt transparantie, vergroot de onderlinge concurrentie en voorkomt dominantie van kapitaalkrachtige organisaties. Als leverancier van een platform waarop organisaties heel specifiek hun doelgroep kunnen selecteren, stimuleren wij het verhogen van relevante en gewenste communicatie en daarmee dus het reduceren van overlast.

Verwerkingsdoeleinden

In de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten en het nastreven van onze doelstellingen leggen wij gegevens in onze database vast van bedrijven en organisaties die actief deelnemen of recentelijk deelnamen aan het handelsverkeer en zijn ingeschreven in het handelsregister. Het overgrote deel van de door ons verstrekte gegevens bestaat uit bedrijfsgegevens, maar het is mogelijk dat onze databases gegevens bevatten die als persoonsgegevens aangemerkt kunnen worden. In dat geval betreft het uitsluitend persoonsgegevens van de wettelijk vertegenwoordiger(s) van de desbetreffende organisatie. Deze gegevens worden opgenomen in onze database, maar zijn beperkt tot de persoonsgegevens die ook daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten. De persoonsgegevens zullen daarom altijd gelinkt zijn aan de functie van de persoon binnen de organisatie. Het gaat dan om de voor- en achternaam van de wettelijk vertegenwoordiger, het zakelijk adres, zakelijk(e) telefoonnummer(s) en zakelijk e-mailadres. Deze gegevens zijn in het handelsregister geregistreerd voor zakelijke doeleinden, maar kunnen in sommige gevallen ook beschouwd worden als persoonsgegevens. Ad Hoc Data verwerkt in geen geval bijzondere persoonsgegevens – zoals ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, lidmaatschappen, gegevens over gezondheid en/of religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen. Tevens vindt er geen enkele vorm van geautomatiseerde besluitvorming plaats op basis van individuele profielen (profiling). 

Ad Hoc Data als verwerkingsverantwoordelijke

Ad Hoc Data stelt voor wat betreft het gebruik van haar database het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens vast. Ad Hoc Data bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel dit gebeurt en met welke middelen dit plaatsvindt. Ad Hoc Data is hierdoor verwerkingsverantwoordelijke. Op basis van de bestaande wetgeving rust op ons een zelfstandige verplichting om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens transparant, veilig, zorgvuldig en volgens de geldende wet- en regelgeving verwerkt worden. Meer informatie over hoe Ad Hoc Data hieraan voldoet, leest u terug in dit privacy statement.

De verwerkingsgrondslag

Conform de AVG moet elke verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd zijn, zo ook de verwerking door Ad Hoc Data. De regels stellen dat de verwerking gerechtvaardigd is, wanneer het doel van de verwerking gebaseerd kan worden op één van de zes rechtsgrondslagen die in de verordening worden gegeven. De zes grondslagen zijn niet allemaal even relevant en erg afhankelijk van de situatie. Het hangt onder andere af van de vraag of het een publieke of private organisatie betreft en met welk doel de persoonsgegevens worden verwerkt. De rechtsgrondslagen zijn niet cumulatief. Ook is er geen hiërarchische volgorde van de rechtsgrondslagen. Slechts één van de grondslagen hoeft van toepassing te zijn om verwerking te rechtvaardigen.

Ten aanzien van de situatie bij Ad Hoc Data wordt de verwerking gerechtvaardigd op basis van het feit dat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de organisatie. Hierbij is reeds afgewogen dat de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, niet zwaarder wegen dan die belangen (Artikel 6 lid 1 - AVG | Overwegingen 42 – 47).

Hierbij zijn de volgende zaken meegenomen ter overweging:

  • De AVG is een verordening binnen de Europese Unie. In de doestellingen van de Europese Unie valt terug te lezen dat de zij zich inzet voor de duurzame ontwikkeling van Europa, op basis van een evenwichtige economische groei en van prijsstabiliteit, een sociale markteconomie met een groot concurrentievermogen. Middels het leveren van haar diensten draagt Ad Hoc Data actief bij aan deze doelstelling van de Europese Unie.

  • De door Ad Hoc Data verwerkte persoonsgegevens betreffen slechts de wettelijk vertegenwoordigers van de organisaties. Naast de naam van deze vertegenwoordiger, zijn de daarbij geregistreerde contactgegevens, zoals adres, emailadres en (mobiel) telefoonnummer, uitsluitend in de database opgenomen als contactgegeven van de desbetreffende organisatie. Deze gegevens zijn door de betreffende organisaties bewust openbaar gedeeld dan wel geregistreerd als zakelijke gegevens.

  • Alle persoonsgegevens in de database van Ad Hoc Data hebben als uiteindelijke bron het handelsregister. Deze gegevens zijn vrijelijk door de betrokkene verstrekt met als doel om actief deel te nemen aan het handelsverkeer. Gelet op het moment en de context van de verzameling van de persoonsgegevens, mag er door de betrokkene redelijkerwijs verwacht worden dat zijn persoonsgegevens voor dit doel worden verwerkt.• Ad Hoc Data verwerkt in geen geval bijzondere persoonsgegevens – zoals ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, lidmaatschappen, gegevens over gezondheid en/of religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen – en accepteert geen opdrachten waarvoor de verzameling van bijzondere persoonsgegevens nodig is.

  • Alle persoonsgegevens worden op passende wijze beveiligd en toegang wordt uitsluitend verleend aan bestaande klanten van Ad Hoc Data. Alle klanten zijn bij het aangaan van de overeenkomst geïnformeerd over en akkoord gegaan met de algemene voorwaarden van Ad Hoc Data, waarin expliciete afspraken staan over de naleving van alle bestaande wet- en regelgeving.

  • Ad Hoc Data neemt passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de rechten die betrokkenen op grond van Nederlandse en Europese regelgeving hebben, worden gewaarborgd en dat betrokkenen deze rechten kunnen uitoefenen. Om hiervoor te zorgen hebben wij met zowel onze toeleveranciers als onze opdrachtgevers duidelijke en bindende schriftelijke afspraken gemaakt. Waar nodig, middels een verwerkersovereenkomst.

  • Ad Hoc Data schakelt bij de uitvoering van haar diensten ook derden in. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten (persoons)gegevens verwerken, doen zij dit in de hoedanigheid van verwerker. De betreffende verwerker ontvangt uiteraard alleen de noodzakelijke gegevens na ondertekening van een verwerkersovereenkomst, waarin onder andere een passend niveau van beveiliging en zorgvuldigheid aangaande de verwerking van persoonsgegevens is overeengekomen.

De rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben altijd de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen tegen het verwerken van persoonsgegevens. Aangezien de overgrote meerderheid van de gegevens in onze databases geen persoonsgegevens betreft is het belangrijk om te beseffen dat het hier uitsluitend gaat om het deel van de gegevens die natuurlijke personen betreft. Bedrijfsgegevens vallen buiten de reikwijdte van de AVG en zullen wij in het belang van onze klanten en het beheren van een zo’n compleet mogelijke zakelijke database, niet verwijderen. Alle betrokkenen, wiens persoonsgegevens het betreft, hebben de volgende specifieke rechten:

Informatie: over de verwerking van persoonsgegevens. Middels dit document wordt u hierover geïnformeerd.

Inzage: in welke persoonsgegevens worden verwerkt. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.nl. Na controle van de identiteit en uittreksel KvK zullen wij de bij ons geregistreerde persoonsgegevens met delen.

Correctie: van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.nl. Na controle van de identiteit en uittreksel KVK zullen wij de bij ons geregistreerde persoonsgegevens corrigeren.

Verwijdering: van persoonsgegevens uit onze databank. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.nl. Na controle van de identiteit en uittreksel KvK zullen wij de bij ons geregistreerde gegevens ontdoen van persoonsgegevens.

Beperking: van de verwerking van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.nl. Na controle van de identiteit en uittreksel KvK zullen wij de bij ons geregistreerde persoonsgegevens niet verder verwerken.

Bezwaar: tegen de verwerking van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.nl. Na controle van de identiteit en uittreksel KvK zullen wij de bij ons geregistreerde persoonsgegevens niet verder verwerken.

Overdracht: van persoonsgegevens. Hiertoe kunnen betrokkenen bij ons een verzoek indienen via info@adhocdata.nl. Na controle van de identiteit en uittreksel KVK zullen wij de bij ons geregistreerde persoonsgegevens overdragen naar de gewenste organisatie.

Niet profilering: het recht om bezwaar te maken tegen automatische besluitvorming. Binnen Ad Hoc Data wordt er op geen enkele wijze profilering toegepast.

Wettelijk gezien zijn het woonadres en het vestigingsadres twee verschillende adressen. Echter, indien een organisatie is gevestigd op een woonadres, betekent dat in de praktijk vaak dezelfde voordeur. En de buitenwereld ziet het verschil niet. Dat kan als onprettig worden ervaren. Het vestigingsadres van een organisatie is namelijk altijd openbaar conform de Handelsregisterwet. Het staat op het uittreksel en wordt via diverse producten van de Kamer van Koophandel, als beheerder van het handelsregister, geleverd. Dit zijn onder andere adresbestanden en dataservices. Ook uitgevers van (digitale) adresgidsen, databrokers en internetdiensten zoals bijvoorbeeld Google (Maps), gebruiken deze data. Uiteraard kunnen betrokkenen, net als bij Ad Hoc Data, bij deze bedrijven vragen om persoonsgegevens te laten verwijderen. Een verwijdering uit het handelsregister is, op basis van de huidige wetgeving, niet toegestaan.

De randvoorwaarden

Op grond van de AVG heeft Ad Hoc Data de plicht om de gegevens in overeenstemming met de beginselen voor de verwerking van persoonsgegevens te verwerken. De verordening bepaalt niet hoe deze verantwoordingsplicht concreet moet ingevuld worden, maar stelt dat er rekening gehouden moet worden met de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking en de daarmee gepaard gaande risico’s voor de betrokkene. Om concreet invulling te kunnen geven aan deze eis en de aantoonplicht hebben wij de volgende formele maatregelen genomen:

  • Wij hebben een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is Rosalia Groen en is bereikbaar bij Wessel Juridisch Advies B.V.. Rooseveltstraat 55, 2321 BL Leiden. Per telefoon via 071-8885905 of per mail via groen@wesseladvies.nl. 

  • Wij houden een register bij van alle verwerkingsactiviteiten.

  • Wij hebben een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitgevoerd teneinde te inventariseren in hoeverre er risicovolle verwerkingsactiviteiten plaatsvinden.

  • Wij hebben, in verhouding tot de verwerkingsactiviteiten, een passend gegevensbeschermingsbeleid op schrift gesteld.

  • Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen met het oog op de bescherming van persoonsgegevens.

  • Wij hebben gedocumenteerd op welke wijze wij het voorkomen van overdracht van gegevens buiten de Europese Unie waarborgen.

  • Wij hebben bij het inrichten van verwerkingen rekening gehouden met het principe van privacy door ontwerp en standaardinstellingen.

  • Wij hebben vooraf vastgesteld hoe te handelen in het geval van een datalek aangaande de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen.

  • Wij hebben vastgesteld op welke wijze (eventuele) datalekken binnen onze organisatie worden geregistreerd.

  • Wij hebben met alle verwerkers van data sluitende afspraken gemaakt middels een verwerkersovereenkomst.

  • Wij hebben een privacy statement opgesteld om betrokkenen te informeren over onze werkwijze en hun rechten.

  • Wij hanteren als grondslag ‘gerechtvaardig belang’ en dientengevolge hebben wij de daar aan ten grondslag liggende overwegingen gedocumenteerd.

  • Wij hebben de processen en procedures gedocumenteerd ter waarborging van de rechten van de betrokkene.

  • Wij stellen iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van elke rectificatie of wissing van persoonsgegevens of beperking van de verwerking overeenkomstig artikel 16, artikel 17, lid 1, en artikel 18, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

Feedback

Heeft u het vermoeden dat Ad Hoc Data niet in overeenstemming met de privacywetgeving handelt? Of heeft u opmerkingen of vragen, dan horen wij dit uiteraard graag. U vindt onze contactgegevens op https://www.adhocdata.nl/contact.

U kunt bovendien een klacht indienen bij de privacy toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Zoals de naam al doet vermoeden gaat de Autoriteit Persoonsgegevens uitsluitend over de verwerking van eventuele persoonsgegevens. De verwerking van bedrijfsgegevens vallen hier, logischerwijs, buiten. De Autoriteit Persoonsgegevens kunt u bereiken middels gebruikmaking van onderstaande contactmogelijkheden:

Per post

Postbus 933742509 AJ Den Haag

Per telefoon

Het telefoonnummer is 088 - 1805 250.

Bereikbaar: maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur.

Bezoekadres (alleen volgens afspraak) 

Bezuidenhoutseweg 30  2594 AV  Den Haag

 

Den Haag, 24 mei 2018